Gestión de la Bolsa de Horas con eazyBI y Jira Service Management
La gestión del tiempo es esencial en cualquier negocio. Ya sea que trabajes en proyectos a corto plazo o en relaciones continuas con clientes, asegurar que las horas dedicadas estén claramente contabilizadas y aprobadas por el cliente es fundamental para mantener la confianza y la transparencia en la relación. Sin embargo, gestionar este proceso de manera eficiente puede ser más complicado de lo que parece.
Uno de los mayores desafíos que enfrentan las empresas es el seguimiento y control eficiente de la bolsa de horas asignada a cada cliente. A menudo, las horas no se registran correctamente, las estimaciones se desbordan o los clientes no tienen una visión clara del tiempo invertido en sus solicitudes. Esto puede generar problemas de transparencia y, en consecuencia, afectar la relación con el cliente.
Es por eso que herramientas como eazyBI y Jira Service Management son clave en este proceso. No solo permiten gestionar solicitudes y proyectos, también proporcionan una visión completa del consumo de horas por cliente, desde la estimación inicial hasta la confirmación del trabajo completado.
¿Te resulta familiar alguno de estos escenarios?
Falta de aprobación previa de las horas:
En muchos casos, las tareas se inician sin que el cliente haya aprobado formalmente las horas estimadas. Esto puede generar desajustes entre las expectativas iniciales y el tiempo realmente invertido, afectando la transparencia y la confianza en el proceso.
Falta de visibilidad sobre las horas disponibles:
Los clientes a menudo no tienen una visión clara de cuántas horas les quedan en su bolsa de horas, lo que les impide gestionar proactivamente sus solicitudes y priorizar adecuadamente las tareas pendientes.
Desconocimiento sobre el uso de las horas:
Es posible que los clientes no tengan claridad sobre en qué tareas o procesos específicos se están utilizando sus horas contratadas, lo que afecta su percepción del valor recibido y dificulta la evaluación del progreso de sus proyectos.
Nuestro Enfoque
En MB Group, hemos desarrollado una solución integral para resolver estos desafíos de manera efectiva. Utilizando eazyBI y Jira Service Management, no solo gestionamos las solicitudes de nuestros clientes, sino que también ofrecemos una visión transparente y en tiempo real sobre:
Aprobación de horas: Antes de iniciar cualquier trabajo, las horas estimadas son aprobadas formalmente por el cliente, asegurando que ambas partes estén alineadas desde el principio.
Seguimiento del consumo de horas: Nuestros clientes pueden ver en todo momento cuántas horas tienen disponibles y cómo se han utilizado, permitiendo una mejor planificación y control.
Detalle de la inversión de horas: Se proporciona un desglose claro de en qué procesos o tareas específicas se están utilizando las horas, garantizando que el cliente entienda exactamente en qué se está invirtiendo su tiempo contratado.
El poder de eazyBI y Jira Service Management
Tras identificar los desafíos que enfrentan los clientes, como la falta de visibilidad sobre sus horas disponibles o la aprobación previa de estas, eazyBI y Jira Service Management se presentan como la solución ideal para abordar estas dificultades de forma integrada.
Jira Service Management no solo centraliza las solicitudes de servicio, sino que también permite configurar flujos de trabajo donde cada cliente tiene control sobre el consumo de horas, desde la estimación hasta la confirmación de tareas. Aquí es donde eazyBI potencia aún más esta gestión, ofreciendo una visión completa y en tiempo real del uso de las horas contratadas.
Transparencia y control en cada paso del proceso
En el punto anterior, vimos cómo los clientes a menudo no saben cuántas horas les quedan o en qué se están invirtiendo. Gracias a Jira Service Management, cada solicitud se asocia de manera precisa a un cliente y al tiempo estimado para completarla. Sin embargo, lo que realmente proporciona el valor añadido es la capacidad de integrar esta información con eazyBI, transformando esos datos en informes interactivos y gráficos que muestran con precisión:
Cuántas horas están disponibles: Los clientes pueden consultar en cualquier momento su saldo de horas en tiempo real.
En qué se han utilizado las horas: eazyBI ofrece un desglose detallado de las horas invertidas por solicitud o proceso, brindando una claridad total sobre el uso del tiempo contratado.
La aprobación de horas sin complicaciones
Anteriormente mencionamos el reto de iniciar trabajos sin una aprobación formal de las horas. Jira Service Management permite automatizar este proceso mediante flujos de aprobación, garantizando que las estimaciones sean aprobadas antes de que el equipo comience a trabajar. Esta funcionalidad se complementa con eazyBI, que permite generar informes que rastrean las horas aprobadas y consumidas, proporcionando a los clientes un registro claro y detallado de cada hora utilizada.
Visualización y toma de decisiones
eazyBI no solo ayuda a visualizar el consumo de horas, sino que también empodera a los clientes para tomar decisiones más informadas. Con la capacidad de generar gráficos personalizados, tanto tu equipo como tus clientes pueden ver exactamente dónde se está invirtiendo el tiempo y qué áreas necesitan mayor atención o ajuste.
En resumen, la combinación de eazyBI y Jira Service Management no solo soluciona la falta de visibilidad y control sobre las horas disponibles que discutimos en el punto anterior, además, permite automatizar la aprobación y ofrece un análisis en profundidad del consumo de tiempo. Esta sinergia asegura que tanto tu equipo como tus clientes estén siempre alineados y puedan gestionar las horas de manera eficiente y transparente.
6 pasos para implementar la gestión de la bolsa de horas
Ahora que hemos explorado los retos de la visibilidad y el control sobre las horas contratadas, así como el poder de eazyBI y Jira Service Management para resolver estos problemas, pasemos a los pasos clave para implementar de manera eficiente la gestión de la bolsa de horas en tu organización.
Paso 1: Configura Jira Service Management para gestionar solicitudes por cliente
El primer paso es configurar un proyecto de Jira Service Management que te permita registrar las solicitudes de cada cliente de manera individualizada. Esto no solo ofrece control, también facilita el seguimiento del consumo de horas por cada solicitud.
Crea un proyecto específico para la gestión de clientes.
Define un campo personalizado que identifique al cliente al que pertenece cada solicitud.
Configura tipos de solicitud adaptados a las diferentes necesidades (consultoría, soporte, mantenimiento, etc.).
Con esto, cada solicitud estará asociada al cliente y al servicio que está utilizando, ofreciendo un punto de partida claro para gestionar la bolsa de horas.
Paso 2: Crea campos personalizados para la bolsa de horas por cliente
Para realizar un seguimiento detallado de las horas consumidas, necesitas configurar campos personalizados en Jira Service Management:
Ejemplo de Campo Personalizado
Campo de cliente: Relaciona cada solicitud con un cliente específico.
Campo de horas estimadas: Permite registrar el tiempo estimado que se utilizará en cada solicitud, basado en las necesidades del cliente.
Campo de horas consumidas: Se utiliza para acumular las horas trabajadas en todas las solicitudes de un cliente.
Además, puedes automatizar el cálculo de estos campos utilizando Automation for Jira para evitar el trabajo manual.
Nuestro campo cliente es de tipo Assets, lo cual brinda mayor información de nuestro cliente al agente que esté atendiendo la solicitud. Para mayor información puedes leer nuestro blog post Optimiza la Gestión de Activos de tu Empresa con Asset en Jira Service Management (JSM) — MB Group
Paso 3: Configura la aprobación de horas estimadas por parte del cliente
Antes de iniciar cualquier tarea, es fundamental que el cliente apruebe las horas estimadas. Jira Service Management te permite implementar un flujo de aprobación automatizado:
Configura una transición en el workflow para la aprobación del cliente.
Envía notificaciones automáticas que incluyan la estimación de horas, pidiendo su aprobación.
Asegúrate de que el trabajo solo pueda comenzar cuando el cliente haya aprobado formalmente las horas.
Regla que comparte estimación con el cliente
Esto ayuda a evitar desajustes entre las expectativas y el tiempo invertido, asegurando una mejor comunicación con el cliente desde el principio.
Paso 4: Automatiza el seguimiento de las horas trabajadas
Una vez aprobadas las horas, el seguimiento del tiempo consumido debe ser automático. Con Automation for Jira, puedes configurar reglas que actualicen automáticamente las horas trabajadas por solicitud:
Cada vez que una solicitud se cierre o avance en el workflow, las horas se registran y acumulan en el campo de “horas consumidas”.
Estas horas se restan automáticamente del total disponible para cada cliente, proporcionando visibilidad en tiempo real del consumo.
Paso 5: Crea informes personalizados en eazyBI
El siguiente paso es ofrecer al cliente una visión clara y completa de cómo se están consumiendo sus horas. Aquí es donde entra en juego eazyBI:
Conecta eazyBI a tu proyecto de Jira Service Management.
Crea informes personalizados que muestren el uso de las horas por cliente, desglosando las horas consumidas por solicitud o proceso.
Genera dashboards que detallen el progreso de la bolsa de horas, cuántas horas se han consumido y cuántas quedan disponibles.
Esto no solo proporciona transparencia, sino que también permite a los clientes tomar decisiones más informadas sobre cómo utilizar sus horas restantes.
Paso 6: Asegurar la confirmación del cliente
Una vez que el trabajo ha sido completado, es importante que el cliente confirme que las horas consumidas corresponden a lo estimado y que la tarea fue completada satisfactoriamente:
Añade un estado en el workflow para la Confirmación del Cliente.
Envía notificaciones automáticas pidiendo la confirmación del trabajo realizado y del uso de las horas.
Registra la confirmación en el sistema para asegurarte de que no haya discrepancias futuras.
Siguiendo estos seis pasos, puedes implementar una gestión eficiente de la bolsa de horas, garantizando que el cliente tenga visibilidad y control total sobre cómo se están utilizando las horas contratadas. Además, automatizando procesos clave con eazyBI y Jira Service Management, se minimiza el riesgo de errores y se mejora la comunicación con el cliente, fortaleciendo la relación y asegurando un uso óptimo del tiempo.
¿Qué puedes lograr con esta solución?
Implementar una gestión eficiente de la bolsa de horas utilizando eazyBI y Jira Service Management ofrece a las organizaciones una solución completa además de optimizar el control de las horas, también mejora la relación con los clientes, garantizando transparencia y confianza en cada etapa del proceso.
Con esta solución, estás asegurando que el control de la bolsa de horas sea una tarea sencilla y eficiente, tanto para tu equipo como para tus clientes. Estas herramientas en combinación te permitirá transformar la manera en que gestionas el tiempo, mejorando la productividad y ofreciendo un servicio más claro y confiable.
¿Estás listo para implementar esta solución y transformar tu gestión del tiempo? En MB Group, te ayudamos a diseñar y configurar esta solución para que optimices la gestión de horas en cada proyecto y cliente.
