La gestión de facturas y proveedores suele ser un laberinto de tareas repetitivas, errores inevitables y visibilidad limitada. Un proceso que “simplemente funciona” sería revolucionario, ¿verdad? Pues eso es exactamente lo que ofrecen Jira Service Management y Assets: una solución que no solo centraliza la información, también la transforma en un sistema fluido, transparente y automatizado. Olvídate de malabares para cumplir plazos o de datos que no cuadran; aquí hablamos de eficiencia real y tangible. En este artículo te mostramos cómo esta dupla puede cambiar tu manera de gestionar estos procesos críticos.

¿Por qué usar Jira Service Management y Assets?

La integración de Jira Service Management y Assets proporciona una plataforma robusta que se encarga de gestionar los tickets de servicio y también permite una gestión eficaz de los activos relacionados con proveedores y facturas. Con estas herramientas, las empresas pueden:

Centralizar toda la información: Es posible almacenar de manera organizada todos los datos relevantes de proveedores, contratos y facturas en un solo lugar, lo que facilita el acceso y la consulta de información.
Automatizar procesos: Al eliminar tareas repetitivas que consumen tiempo y recursos, se reduce significativamente el riesgo de errores humanos, lo que contribuye a una gestión más precisa y eficiente.
Tener visibilidad en tiempo real: Con estas herramientas, se puede realizar un seguimiento del estado de las facturas y los contratos, lo que permite a las empresas tomar decisiones informadas y oportunas.

Estructura del Sistema con Assets

La funcionalidad de Assets en Jira Service Management permite crear una base de datos personalizada y estructurada que facilita la administración de los activos relacionados con proveedores y facturas. Esta estructura se puede desglosar en varios componentes clave:

- Proveedores: Incluye información como el nombre del proveedor, el tipo de proveedor, los datos de contacto y el historial de contratos asociados.
- Facturas: Se registran datos como ID de la factura, el proveedor asociado, el monto, la fecha de vencimiento y el estado (pendiente, pagada, rechazada).
- Contratos: Se documentan aspectos como la vigencia, el proveedor asociado, los términos clave y las facturas vinculadas a cada contrato.
- Las facturas pueden estar vinculadas a un proveedor específico y, a su vez, asociarse a un contrato determinado. Esta relación facilita el acceso rápido a toda la información relacionada, lo que mejora la eficiencia en la gestión.
- Facturas: Es importante incluir campos como la fecha de emisión, el responsable del pago y cualquier comprobante adjunto que sea relevante.
- Proveedores: Se deben considerar categorías (servicios, bienes), la frecuencia de facturación y las evaluaciones de desempeño de cada proveedor.
- Contratos: Es esencial registrar la fecha de renovación, penalidades aplicables y el valor total del contrato.

Creación de un Flujo de Trabajo en Jira

Con Jira Service Management, las empresas tienen la capacidad de diseñar flujos de trabajo específicos que facilitan la gestión de facturas y proveedores de manera eficiente:

Flujo de aprobación de facturas

Inicio: El proceso comienza con el registro de la factura en el portal por parte del área financiera.
Revisión: Se lleva a cabo una validación de la factura y una verificación de datos utilizando Assets para asegurar la precisión de la información.
Aprobación: La factura se escala a un responsable según el monto o tipo de factura, garantizando que se sigan los procedimientos adecuados.
Finalización: Una vez realizado el pago, este se registra y el estado se actualiza en Assets, cerrando así el ciclo.

Notificaciones automáticas

Se configuran alertas de vencimiento de facturas que se envían con 7 días de anticipación, ayudando a evitar retrasos en los pagos.
También se establecen avisos para la renovación de contratos que se acercan a su fecha de término, asegurando que no se pase por alto ningún detalle importante.

Priorización y escalación

Las facturas que son rechazadas pueden generar tickets de servicio para su revisión, lo que permite un manejo más ágil de los problemas.
Los proveedores que no tienen datos completos son escalados automáticamente al área correspondiente para su atención, asegurando que la información esté siempre actualizada.

Automatización con Automation for Jira

Las reglas de Automation for Jira son una herramienta valiosa que facilita la realización de tareas repetitivas y asegura que no se pierda información importante en el proceso. A continuación, te presentamos algunos escenarios prácticos donde estas reglas pueden marcar la diferencia:

Actualización automática de estados: Cuando se aprueba una factura, su estado en Assets cambia automáticamente a “Pagada”, lo que simplifica el seguimiento y la gestión.

Envío de recordatorios: Se pueden programar notificaciones por correo electrónico o a través de Slack para recordar sobre facturas próximas a vencer o contratos que requieren renovación.

Asignación automática: Las facturas que superan un monto determinado se asignan directamente al jefe de finanzas para su aprobación, optimizando así el flujo de trabajo.

Casos de Uso y Beneficios

Ejemplo práctico:

Un proveedor nuevo se registra a través del portal de Jira Service Management, iniciando su relación comercial con la empresa.
El equipo financiero carga su contrato en Assets y define las condiciones de pago, asegurando claridad desde el inicio.
Cada vez que se emite una factura, esta se asocia automáticamente al proveedor y al contrato correspondiente, lo que simplifica la gestión.
Las notificaciones de vencimiento aseguran que ninguna factura quede sin pagar, evitando así penalidades que podrían surgir por retrasos.

Beneficios clave:

Reducción significativa del tiempo de procesamiento de facturas, lo que permite a los equipos enfocarse en tareas más estratégicas.
Visibilidad completa de las obligaciones financieras, lo que mejora la planificación y la gestión de recursos.
Menor riesgo de errores y duplicidad de datos, garantizando una gestión más precisa y confiable.

Conclusión

Integrar la gestión de facturas y proveedores en Jira Service Management junto con Assets no solo mejora la eficiencia operativa de las empresas, sino que también facilita la toma de decisiones estratégicas. Esto se logra gracias a la visibilidad en tiempo real y a la automatización de procesos, que son elementos clave para el éxito en la gestión empresarial moderna.

Gestión de Facturas y Proveedores con Jira Service Management y Assets